Vi har minskat vår manuella hantering med "timmar" i veckan

Hej Josephin,

Kan du berätta lite om Sveriges Kommunikatörer och din roll?

Sveriges kommunikatörer är en ideell medlemsförening och vårt uppdrag är att stärka kommunikationens roll i företag och samhälle tillsammans med alla som arbetar professionellt med kommunikation. Vi bedriver kursverksamhet och kompetensutveckling genom nätverk, event och seminarier. Min roll är att jag är ekonomiansvarig och gör all bokföring och redovisning internt och externt. Jag hanterar även bland annat all fakturering till våra medlemmar och de som köper våra kurser och tjänster.

Berätta lite om bakgrunden till projektet

Vi har använt ett standardekonomisystem med en integration till vårt CRM-system som inte fungerade som vi önskade. Det var mycket fel och mycket manuell handpåläggning och granskning för att säkerställa att fakturor skapades, och att data överfördes korrekt. Alla flöden som borde fungera enkelt och per automatik har vi fått dubbelkolla manuellt och det har skapat både frustration och merarbete. Vi skickar ut mellan 13 000-15 000 fakturor årligen och då måste alla processer och flöden bara fungera. Det har tagit enormt mycket tid för oss med all efterhantering för att rätta till fel istället för att kunna prioritera att jobba proaktivt. 

Vad var skälet till att ni valde Fortnox

Vi började med att göra en förstudie och baserat på våra behov och vår framtida utveckling så föll valet på Fortnox. Vi upplevde att Fortnox både hade örat mot rälsen och att man ligger i framkant med kontinuerlig utveckling av nya funktioner. Vi såg också att Fortnox var mer kostnadseffektivt när vi jämförde med andra system och att det var mer lätthanterligt att arbeta i. Och vi såg också fördelen att vi relativt enkelt skulle kunna bygga en integration mellan Fortnox och MS Dynamics.

Hur skulle du beskriva projektet

Vi började med ett uppstartsmöte med er som leverantör och ert systerföretag Infunnel där vi beskrev vad vi ville uppnå och vad som framför allt inte fungerade i nuvarande lösning. Med utgångspunkt från vår kravspec ritade Infunnel upp alla våra processer och därefter byggdes integrationen upp steg för steg. Vi har haft en tät dialog där vi bollat frågor och lösningar löpande och där vi har haft en väldigt naturlig kontakt. Det har bara flutit på och ni har varit väldigt lyhörda. Kommunikationen har varit både transparent och tydlig och vi har haft enkelt att prioritera. Vi har genomfört det här projektet tillsammans vilket har varit fantastiskt.

Att få det gehöret och känna den tilliten har varit väldigt viktigt för oss. Den känslan växer inte på träd när man jobbar med leverantörer.

För oss har det känts genuint och ärligt och att ni verkligen vill jobba med oss på ett långsiktigt sätt där vi är mer av samarbetspartners och där vi skapat hög kvalitet tillsammans.

Produktionssättningen i olika steg

Vi har haft löpande, ja nästan dagliga möten då vi har träffats för att granska och testa alla delar av integrationen tillsammans så att den fungerar som det är tänkt. Vi har då också snabbt kunnat åtgärda saker vi kanske inte kunde förutspå vilket har fungerat effektivt och bra. Nu när det gått några veckor så fortsätter ni att löpande säkerställa att allt fortsätter att fungera som det ska och det känns jättetryggt!

Vilka effekter har den nya integrationen fått för er?

Resultatet är verkligen över förväntan! Vi skickar ut fakturor helt automatiskt och integrationen underlättar jättemycket. Alla delar fungerar jättebra och det har underlättat mitt arbete enormt! Om jag ser till själva hanteringen av alla fakturor, bokföring, leverantörsfakturor och alla flöden så pratar vi ”timmar” som jag sparar per vecka, plus att jag kan känna mig trygg med att allting fungerar som det ska. Om det mot förmodan är någonting som inte fungerar, så visas det tydligt i CRM-systemet och jag kan justera problemet enkelt och bara det är helt fantastiskt!

Skulle du rekommendera andra kunder att samarbeta med oss på Epinova och Infunnel?

Ja absolut, utan att tveka. Det har varit en fantastisk resa för oss som vi har väntat på så länge. Och det har fungerat så bra med samarbetet och vi har känt oss så trygga. Det har verkligen varit jättehärligt!

Nova Consulting Group

Epinova och Infunnel med fokus på Marketing Automation, CRM & digitala leads, ingår i Nova Consulting Group. NOVA är ett skandinaviskt konsultföretag och består av en grupp specialiserade företag inom digitala tjänster och marknadsföring. Våra kunder finns inom både privat och offentlig sektor. I dag består NOVA-gruppen av tolv olika företag baserade i Norge och Sverige.